איך להצליח בשיחה עם המנהל: מדריך שלב אחר שלב

לפני פגישה אישית חשובה עם המנהל, טבעי לחוש התרגשות ועצבנות.
איך נציג את הנושא שכל כך מטריד אותנו, כמו בקשה להעלאה, הצגת רעיון חדש, או ביקורת על הליך מסוים?
כיצד ננהל את השיחה בצורה מקצועית שתעזור לנו לקבל את התוצאות שביקשנו, כמו קידום, שיפור יחסי העבודה, או פתרון בעיה מהותית?
במאמר זה אגלה לכם את הדרך הטובה ביותר להיערך לפגישה עם המנהל.

מהן האסטרטגיות שיעזרו לנו להגדיל את סיכויי ההצלחה בשיחה אישית עם מנהל?
איך נעביר את המסר שלנו בצורה ברורה ויעילה ונקדם את המטרות שלנו?

הטעויות הנפוצות בשיחה אישית עם מנהל:

בואו נבחן את הטעויות הנפוצות שעושים אנשים בפגישה אישית עם מנהל, נלמד כיצד להימנע מהן ולהשיג תוצאות מיטביות עבורנו.

טעות 1: לקפוץ ישר לעניין

כשאנחנו מתוחים, יש לנו את הנטייה "ללכת על זה". כלומר, להתחיל את השיחה מהבקשה או מהבעיה עצמה.
זו טעות.
פתיחה ישירות בבקשה שלנו/בבעיות/בנושא שלנו עלולה ליצור אווירה מתוחה או עוינת, במקום לבנות בסיס חיובי ופתוח לדיון שיגביר את הסיכויים להצלחת השיחה ולהשגת המטרות.

כיצד נעשה זאת נכון?

1. נפתח ביצירת אווירה חיובית: באמצעות מספר משפטים שיוצרים אווירה נעימה ומאפשרת.
   נאמר דברים חיוביים הקשורים למה שאנחנו אוהבים בתפקיד, בארגון, בעבודה.
   לדוגמא: "אני רוצה לפתוח ולהודות לך על ההזדמנות לעבוד על פרויקט.X אני לומד המון בפרויקט הזה'".
2. לאחר מכן נוסיף גם דבר חיובי שאנו מעריכים במנהל.ת שלנו או על העשייה שלו.
   קבלו טיפ חשוב: כולם – ללא קשר לגיל או דרגה – נהנים לשמוע מילים טובות על עבודתם.
   לדוגמא: "אני מעריך מאוד את הגישה שלך בנושא שיתוף הצוות וההקשבה לרעיונות של האנשים שעושים את העבודה בשטח".
3. כעת מגיע השלב החשוב ביותר. רגע לפני שנעלה את הנושא/בקשה שלנו, נתחיל קודם כל בציון ההישגים שלנו בתפקיד.
   נציין עובדות ודגשים הקשורים לתפקיד ולכל מה שעשינו.
   לא להתבייש. זו שיחה עסקית וזה הזמן ליחצן את העשייה שלנו ולשווק את עצמנו!
   לדוגמא: "כפי שאתה יודע, השקעתי הרבה מאמץ בפרויקט X והצלחתי להשיג את כל היעדים שהצבנו: שיפרתי את …. , העליתי את אחוזי …. הצלחתי להפחית את הזמן של… ".

כעת, אחרי שהנחנו בסיס חיובי לשיחה, הגיע הרגע להעלות את הנושא שלשמו התכנסנו.

טעות 2: להציג רק בעיות ללא פתרונות

קבלו טיפ נוסף שיעזור לכם בעולם העבודה: כשיש לנו שאלה או בעיה להעלות מול המנהל.ת שלנו, כדאי שנחשוב גם על המלצה אפשרית לפתרון ונציג גם אותה.

כאשר אנו מתמקדים רק בהצגת הבעיות או הבקשות, אנחנו בעצם מעבירים את האחריות למציאת פתרונות למנהל.ת שלנו.
ראשית, זה לא מקצועי.
שנית, זה עלול להוביל לפתרונות שיועלו על ידו שלא מקדמים את המטרות שלנו.

כיצד נעשה זאת נכון?

1. ניערך מראש: נחשוב על המלצות לפתרון, רעיונות לשינוי וחלופות שאנחנו היינו רוצים שיהיו.
2. נציג  אפשרויות: לא נסתפק באמירה כללית: "משהו חייב להשתנות". כאמור, נציע רעיונות ספציפיים.
3. נהיה מוכנים לשאלות. דוגמא שכיחה היא בנושא השכר. אם אנחנו מבקשים העלאה, נחשוב מראש על הסכום שאנו רוצים ואיך ננמק זאת.

טעות 3: לא להגדיר גבולות ברורים

חשוב מאוד שנגדיר לעצמנו מראש את "גבולות הגזרה" שנכונים עבורנו:

1. נחליט על סף מינימום ומקסימום: נגדיר לעצמנו מהו הגבול העליון של הבקשה ומהו הגבול התחתון שאיתו נוכל לחיות בשלום.
2. נחשוב על תרחישים: מה נעשה אם נקבל רק חלק ממה שביקשנו? מה נעשה אם נקבל תשובה שלילית לחלוטין?
3. נכין חלופות פשרה: נחשוב מראש על אילו נושאים/חלקים אנחנו מוכנים להתפשר ועל אילו לא.

הגדרת גבולות ברורים תעזור לנו להיות ממוקדים ואפקטיביים יותר בשיחה, ותמנע תחושות של חרטה בדיעבד על דברים שלא אמרנו.

לסיכום:

המפתחות להצלחת השיחה הינם:
היערכות לשיחה, יצירת אוירה חיובית, ניסוח הדברים בצורה מובנית והבנת "גבולות הגיזרה".
זכרו שאת המיומנות של ניהול שיחה ניתן לרכוש ולשכלל.
בהצלחה.

מרגיש.ה שאת.ה זקוק.ה לתמיכה נוספת? אני  מזמינה אותך לקבוע פגישת ייעוץ מותאמת אישית.
ליצירת קשר- לחצו כאן

רוצה ללמוד איך לנהל שיחות קשות ו/או שיחות משוב עם עובדים?
לקבלת פרטים על הקורס הדיגיטלי בנושא- לחצו כאן
לצפייה בשיעור הראשון ללא עלות – לחצו כאן