ניהול זמן או לנהל חכם?

האשליה של ניהול זמן

הידעתם? ניהול זמן הוא אחד הנושאים הפופולריים והמבוקשים בסדנאות פיתוח מיומנויות ניהול ובייעוצים אישיים.
זהו הנושא שמנהלים מאמינים כי אם ישלטו בו, יצליחו להתגבר על העומס ולהתמודד עם הלחץ בתפקידם.
אך האם ההבנה איך לנהל זמן היא באמת תמיד הפתרון?

ניהול זמן עוסק בעיקרו בתיעדוף של משימות, בהחלטה לאילו משימות להקצות זמן ומהו הסדר הנכון לטפל בהן.
אולם, מה שרבים אינם מבינים הוא שתיעדוף לקוי הוא רק הסימפטום ולא שורש הבעיה.

מקרי מבחן בניהול זמן: שלושה מנהלים, שלוש בעיות

הכירו את אהוד, רונית ושלום – שלושה מנהלים שפנו אליי לאימון וייעוץ בנושא ניהול זמן, כל אחד מסיבותיו:

אהוד: הפרפקציוניסט החדש

אהוד, מנהל חדש, דוחף את עצמו ללא הרף כדי להוכיח את יכולותיו, ומחפש בכל פעולה שלו הגעה לשלמות.
לדוגמא: אם נדרש להעביר מצגת להנהלה, הוא חוזר ומשנה פרטים עד הרגע האחרון.
הפרטים שהוא משנה אינם קשורים לתוכן המקצועי שכן, זהו התחום שהוא בטוח בו.
הוא מתעכב על עיצוב השקפים, על בחירת הצבעים ושינוי הניסוחים.

לאהוד חשוב גם הקשר עם אנשיו. הוא מבקש להיות עבורם מנהל ראוי ולכן הוא נענה לכל בקשה שלהם גם כשהתנהלותם אינה תקינה.
לדוגמא: הוא מסיים את סידור העבודה למשמרות לשבוע העוקב. ואז, הוא מסכים לקבל בקשות לשינוי משמרות שוב ושוב  וזאת למרות שאנשיו חורגים מהמועד בו היו אמורים להגיש את הבקשות. עובדה זו מייצרת לו עבודה כפולה ומשולשת.

רונית: המנהלת המסורה המתקשה לסרב

רונית, מנהלת צוות המונה ארבעה אנשים בשנתיים האחרונות.
טון הדיבור שלה שקט ועדין והיא מעט מופנמת.

רונית היא אחראית ויסודית וכל נושא מטופל על ידה במהירות ובמקצועיות.
זו הסיבה שהמנהל שלה מפנה אליה לעיתים תכופות נושאים שאינם בתחום האחריות שלה.
רונית נענית בחיוב, מחשש שאם לא תיענה, תדמיתה תיפגע. כך, היא מוצאת עצמה נאלצת להישאר שעות ארוכות בעבודה בניסיון להשתלט על העומס.

שלום: המנהל החבר

שלום, מנהל ותיק מאוד. עובד בארגון מעל 20 שנה. לפני מספר שנים קודם למנהל צוות וכעת הוא מנהל את הצוות שבעבר היה חלק ממנו.

לשלום חשוב לשמור על אווירה טובה ויחסי חברות עם הצוות. זו הסיבה שהוא חש אי נוחות כשצריך לחלק משימות, לנהל ולהעיר אם צריך. הוא מעדיף לעסוק בתפעול ופחות בניהול וכך הוא מוצא עצמו עושה משימות של אנשיו בנוסף למטלות שלו כמנהל.

פיתוח מיומנויות ניהול: טיפול בשורשי הבעיה

למרות שכל אחד מהמנהלים פנה לייעוץ בנושא ניהול זמן, התהליך שעברו היה שונה ומותאם לבעיית השורש הייחודית להם.

אהוד: מפרפקציוניזם לאפקטיביות

אהוד למד לזהות את המטרות והיעדים העיקריים בתפקידו, להציב גבולות אסרטיביים ולהתגבר על הפרפקציוניזם המכביד. הוא גילה שהערכת הסביבה כלפיו נשמרת גם כשהוא מתמקד באיכות המקצועית ולא בפרטים השוליים.

רונית: פיתוח אסרטיביות וניהול כלפי מעלה

רונית למדה על פיתוח גבולות ואסרטיביות. היא למדה טכניקות לניהול כלפי מעלה (Managing Up). היא בחנה מחדש את האמונות המגבילות שלה לגבי היותה מוערכת רק בתנאי ש… וחיזקה את ביטחונה העצמי.  מעניין וצפוי היה לראות השינוי השפיעה גם על שפת הגוף שלה.

שלום: איזון בין ניהול לחברות

שלום בחן בפעם הראשונה את תפיסת תפקיד המנהל בעיניו וכיצד הוא נתפס בעיני אנשיו.
הוא למד על סמכות וניהול צוות המורכב מחברים. רכש כלים לניהול ציפיות, הצבת גבולות וניהול יעיל של משימות יומיומיות, תוך שמירה על יחסים טובים עם הצוות.

סיכום: מניהול זמן לפיתוח מיומנויות ניהול

בסופו של התהליך, המנהלים לא הזכירו את נושא ניהול הזמן – שהיתה המטרה הראשונית עבורה הגיעו לייעוץ.
כפי שכתבתי בתחילת המאמר, העומס שהם התמודדו איתו היה רק הסימפטום.
המנהלים טיפלו בבעיות השורש וזה מה שהניב את השינוי המשמעותי. הם שיפרו את יעילותם בעבודה ואף זכו ליותר זמן איכות עם המשפחה.

מעוניינים בשיחות ייעוץ ניהולי? לחצו כאן לפרטים
מעוניינים בקורס מקוון בנושא ניהול זמן? לחצו כאן לפרטים
לרכישת קורס מקוון בנושא ניהול זמן – לחצו כאן