איך להצליח בשיחה עם המנהל: מדריך שלב אחר שלב

מכירים את התחושות שעוברות בנו לפני שיחה חשובה עם המנהל.ת שלנו?
מתלבטים איך להציג נושא שבוער בנו מול הבוס.ית?
מבקשים להימנע מתחושת ה"חוכמה בדיעבד" שעולות בנו אחרי השיחה?

במאמר זה אציג אסטרטגיות וכלים מעשיים שיעזרו לנו להתכונן לשיחות חשובות עם הבוס, לפגישה אישית עם המנהל (כגון שיחה בנושא קידום) בכדי שנוכל להתגבר על החששות ולשפר את יכולות התקשורת שלנו.

הטעויות הנפוצות:

בואו נבחן את הטעויות הנפוצות שעושים בפגישה אישית עם מנהל, ונלמד כיצד למנוע אותן ולהשיג תוצאות מיטביות.

טעות 1: לקפוץ ישר לעניין

כשאנחנו מתוחים, יש לנו את הנטייה "ללכת על זה". כלומר, להתחיל את השיחה מהבקשה או מהבעיה עצמה. זו טעות.
פתיחה ישירה מדי עלולה ליצור אווירה מתוחה או עוינת, במקום לבנות בסיס חיובי ופתוח לדיון שיגביר את הסיכויים להצלחת השיחה ולהשגת המטרות.

כיצד נעשה זאת נכון?

1. נפתח ביצירת אווירה חיובית: עם כמה משפטים שיוצרים אווירה נעימה ומאפשרת. נשתף בדברים שאנו אוהבים בתפקיד, בארגון, בעבודה.
   לדוגמא: "אני רוצה לפתוח ולהודות לך על ההזדמנות לעבוד על פרויקט.X אני לומד המון בפרויקט הזה'".
2. לאחר מכן נוסיף גם דבר חיובי שאנו מעריכים במנהל.ת שלנו או על העשייה שלו.
   קבלו טיפ חשוב: כולם – ללא קשר לגיל או דרגה – נהנים לשמוע מילים טובות על עבודתם.
   לדוגמא: "אני מעריך מאוד את הגישה שלך בנושא שיתוף הצוות וההקשבה לרעיונות של האנשים שעושים את העבודה בשטח".
3. בשלב הבא, רגע לפני הבקשה שלנו, נתחיל בציון ההישגים שלנו בתפקיד:  נציין עובדות ודגשים הקשורים לתפקיד ולעשייה שלנו. לא להתבייש. זו שיחה עסקית וזה הזמן לשווק את עצמנו!
   לדוגמא: "כפי שאתה יודע, השקעתי הרבה מאמץ בפרויקט X והצלחתי להשיג את כל היעדים שהצבנו: שיפרתי את …. , העליתי את אחוזי …. הצלחתי להפחית את הזמן של… ".

כעת, אחרי שהנחנו בסיס חיובי לשיחה, הגיע הרגע להעלות את הנושא שלשמו התכנסנו:

טעות 2: להציג רק בעיות ללא פתרונות

קבלו טיפ נוסף שיעזור לכם בעולם העבודה: כשיש לנו שאלה או בעיה להעלות מול המנהל.ת שלנו, כדאי שנחשוב גם על המלצה אפשרית לפתרון ונציג גם אותה.

ונחזור להקשר של השיחה החשובה שלנו:
כאשר אנו מתמקדים רק בהצגת הבעיות או הבקשות, אנחנו בעצם מעבירים את האחריות למציאת פתרונות למנהל.ת שלנו.
זה עלול להוביל לפתרונות שיועלו על ידו שלא מקדמים את המטרות שלנו.

כיצד נעשה זאת נכון?

1. ניערך מראש: נחשוב על המלצות לפתרון, רעיונות לשינוי וחלופות שאנחנו היינו רוצים שיהיו.
2. נציג  אפשרויות: לא נסתפק בבבקשה הכללית: "משהו חייב להשתנות". כאמור, נציע רעיונות ספציפיים.
3. נהיה מוכנים לשאלות: דוגמא שכיחה: אם אנחנו מבקשים העלאה, נחשוב מראש על הסכום שאנו רוצים ואיך ננמק זאת.

טעות 3: לא להגדיר גבולות ברורים

חשוב מאוד שנגדיר לעצמנו מראש את "גבולות הגזרה" שנכונים עבורנו:

1. נחליט על סף מינימום ומקסימום: נגדיר לעצמנו מהו הגבול העליון של הבקשה ומהו הגבול התחתון שאיתו נוכל לחיות בשלום.
2. נחשוב על תרחישים: מה נעשה אם נקבל רק חלק ממה שביקשנו? מה נעשה אם נקבל תשובה שלילית לחלוטין?
3. נכין חלופות פשרה: נחשוב מראש על אילו נושאים/חלקים אנחנו מוכנים להתפשר ועל אילו לא.

הגדרת גבולות ברורים תעזור לנו להיות ממוקדים ואפקטיביים יותר בשיחה, ותמנע תחושות של חרטה על דברים שלא אמרנו.

לסיכום:
המפתחות להצלחת השיחה הינם:
היערכות לשיחה, יצירת אוירה חיובית, ניסוח הדברים בצורה מובנית והבנת "גבולות הגיזרה".
זכרו שאת המיומנות של ניהול שיחה ניתן לרכוש ולשכלל.

מרגיש.ה שאת.ה זקוק.ה לתמיכה נוספת? אני  מזמינה אותך לקבוע פגישת ייעוץ מותאמת אישית.
ליצירת קשר- לחצו כאן

רוצה ללמוד איך לנהל שיחות קשות ו/או שיחות משוב עם עובדים?
לקבלת פרטים על הקורס הדיגיטלי בנושא- לחצו כאן
לצפייה בשיעור הראשון ללא עלות – לחצו כאן