ניהול זמן או לנהל חכם?

נסו לנחש מהו אחד הנושאים הפופולריים והמבוקשים בסדנאות ובאימונים אישיים?

הניחוש הנכון הוא: ניהול זמן.

זהו הנושא שמנהלים בטוחים שאם רק ילמדו אותו יצליחו להתגבר על העומס,

אם רק ישלטו במיומנות- יוכלו להתמודד עם הלחץ בתפקיד.

 

האמנם?

 

ניהול זמן עוסק בעיקרו בתיעדוף של משימות, בהחלטה לאילו משימות להקצות זמן ומהו הסדר הנכון לטפל בהן?

מה שאנשים אינם מבינים הוא שתיעדוף לקוי הוא רק הסימפטום, הוא עלה תאנה שמכסה את שורש הבעיה.

 

הכירו את אהוד, רונית ושלום. שלושה מנהלים שפנו אליי, כל אחד בנפרד, בבקשה לעזור להם עם ניהול הזמן שלהם בשל העומס והלחץ שהם חוו בתפקידם.

 

אהוד קיבל תפקיד ניהולי לראשונה בחייו וחשוב היה לו להוכיח לכולם שהוא ראוי לקידום. לכן כל דבר שהוא עושה צריך להיות מושלם.

לדוגמא: אם נדרש להעביר מצגת להנהלה, הוא חוזר ומשנה פרטים עד הרגע האחרון. שינוי הפרטים אינו בתחום המקצועי, שם הוא בטוח בעצמו. הוא מתעכב על עיצוב השקפים, על בחירת הצבעים ושינוי הניסוחים.

לאהוד חשוב הקשר עם אנשיו, הוא רוצה להיתפס כמנהל ראוי בעיניהם ולכן הוא נענה לכל בקשה שלהם גם כשהתנהלותם אינה תקינה.

לדוגמא: הוא מסכים לקבל בקשות לשינוי משמרות שוב ושוב אחרי שסיים את סידור העבודה וזאת למרות שאנשיו חורגים מהמועד בו היו אמורים להגיש את הבקשות.

כל שינוי כזה גורר אחריו בהתאמה שינויים נוספים כך שמדובר בעבודה כפולה ומשולשת.

 

רונית מנהלת בארבעת השנים האחרונות צוות המונה ארבעה אנשים. טון הדיבור שלה שקט ועדין והיא מעט מופנמת. כעובדת, היא מסורה, יסודית ומשקיעה.

כל נושא מטופל על ידה במהירות ובמקצועיות. זו הסיבה שהמנהל שלה מפנה אליה לעיתים תכופות נושאים שאינם בתחום האחריות שלה. רונית נענית בחיוב, מתוך הנחה שאם לא תיתן מענה, תדמיתה תיפגע.

היא מוצאת עצמה נאלצת להישאר שעות ארוכות בעבודה בניסיון להשתלט על העומס.

 

שלום הוא מנהל ותיק. הוא נקלט לארגון לפני כשני עשורים, עבד בצוות עם אנשים שהפכו לחברים עם הזמן. השנים עברו והוא קודם לנהל את הצוות שבעבר היה חלק ממנו.

למרות היותו ותיק, שלום חש אי נוחות כשצריך לחלק משימות, לנהל ולהעיר אם צריך. חשוב לו לשמור על אווירה טובה ויחסי חברות עם הצוות. זו הסיבה שהוא עוסק יותר בתפעול ופחות בניהול, הוא מעדיף לעשות דברים בעצמו.

שלושת המנהלים ביקשו ייעוץ בנושא ניהול זמן. לכאורה, המטרה לשמה הגיעו היתה זהה. התהליך שכל אחד מהם עבר היה שונה.

אהוד הבין שהוא "יורה" לכל הכיוונים ופועל בצורה שאינה מקדמת אותו.

בשיחה עם המנהל שלו הוא חידד לעצמו את המטרות והיעדים בתפקיד.

הוא למד להציב גבולות לאנשיו בצורה אסרטיבית ובישר לי בשמחה באחד המפגשים שגילה שכעת אף מכבדים אותו יותר.

עבדנו בתהליך על הפרפקציוניזם שגזל ממנו זמן רב והוא למד להסתפק במוצר השלם ולא לחפש את השלמות. הוא הבין שההערכה כלפיו נותרה בעינה כששלח מצגת מקצועית מבלי לבזבז ימים על העיצוב.

רונית למדה על גבולות ואסרטיביות. למדה על ניהול כלפי מעלה (Up (Managing. היא בחנה מחדש את האמונות המגבילות שלה לגבי היותה מוערכת רק בתנאי ש.., הבינה את העוצמות והחוזקות שלה. ונעים היה לראות שעם הביטחון שפת הגוף שלה הפכה פחות מופנמת

שלום בחן בפעם הראשונה את תפיסת תפקיד המנהל בעיניו וכיצד הוא נתפס בעיני אנשיו. הוא הרהר וערער את האמונות שלו לגבי סמכות וניהול צוות המורכב מחברים. הוא גילה כיצד לנהל שיחת ניהול ציפיות, מה הדרך לנהל אנשי צוות שהם גם חברים,  לסמן גבולות ולחוש נוח לנהל במטלות היומיום.

ומה עם נושא ניהול זמן? המטרה הראשונית בעבורה הגיע כל אחד מהם לייעוץ.

בשלב זה לא תתפלאו לגלות שנושא ניהול הזמן לא הוזכר.

הוא היה רק הסימפטום.

טיפול בבעיות השורש הניב את השינוי: המנהלים שתפו בכך שהם מספיקים יותר בעבודה ואפילו מצליחים ליהנות מיותר זמן איכות עם המשפחה.

שתפו מאמר זה

שיתוף ב facebook
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב pinterest
שיתוף ב email

מאמרים נוספים
שאולי יעניינו אותך

שיתוף ב facebook
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב pinterest
שיתוף ב email